Tietosuoja

Tie­to­suo­ja­se­los­te

Hen­ki­lö­tie­to­la­ki (523/1999) 10 ja 24§

1. Rekis­te­rin­pi­tä­jä

WP-paja

Y‑tunnus: 2443098–8

Nie­mis­jär­ven­tie 204, 51360 Koivula

puh. +358 45 324 4848,

2. Yhteys­hen­ki­lö rekis­te­riä kos­ke­vis­sa asioissa

Har­ri Vesanen

Nie­mis­jär­ven­tie 204, 51360 Koivula

puh. +358 45 324 4848,

3. Rekis­te­rin nimi

WP-pajan mark­ki­noin­ti- ja asiakasrekisteri

4. Hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitus

1. Asiak­kaat:

1.1 Yhtey­den­pi­to asiakkaisiin

1.2 Mark­ki­noin­ti yrityksille

1.3 Yri­tyk­sen las­ku­tuk­sen hallinta

5. Rekis­te­rin tietosisältö

  • Nimi­tie­dot:
    • etu­ni­mi
    • suku­ni­mi
    • yri­tyk­sen nimi ja y‑tunnus
  • Osoi­te­tie­dot:
    • pos­tio­soi­te
    • pos­ti­nu­me­ro
    • pos­ti­toi­mi­paik­ka
  • Puhe­lin­nu­me­ro
  • Säh­kö­pos­tio­soi­te

Hen­ki­lö­tie­to­ja käsi­tel­lään verk­ko­si­vuil­la sil­loin kun käyt­tä­jä on ne anta­nut tilaa­mal­la WP-pajan uutis­kir­jeen tai lähet­tä­nyt vies­tiä asia­kas­pal­ve­luun verk­ko­si­vu­jen yhtey­den­ot­to­lo­mak­keel­la. Lomak­keil­la anne­tut tie­dot tal­len­tu­vat auto­maat­ti­ses­ti verk­ko­si­vu­jen tie­to­kan­taan, ja ne pois­te­taan tie­to­kan­nas­ta vuo­sit­tain. Yhtey­den­ot­to­lo­mak­keel­la saa­tu­ja tie­to­ja ei käy­te­tä mark­ki­noin­tiin, ellei käyt­tä­jä ole tilan­nut erik­seen uutis­kir­jet­tä. Säh­kö­pos­ti­mark­ki­noin­ti­lis­tal­la osoit­teis­to säi­ly­te­tään niin kau­an kun­nes uutis­kir­jeen tilaa­ja pois­taa tai pyy­tää tie­to­jen­sa poistamista.

WP-pajan asia­kas­re­kis­te­riin kerä­tään asiak­kai­den hen­ki­lö­tie­to­ja las­ku­tus­ta ja yhtey­den­pi­toa var­ten sen jäl­keen kun sopi­mus asiak­kuu­des­ta on teh­ty. Tie­dot mer­ki­tään rekis­te­riin sel­lai­si­na kuin ne saa­daan asiak­kaal­ta ja nii­tä päi­vi­te­tään sen mukaan, mitä asia­kas ilmoit­taa rekisterinpitäjälle.

6. Sään­nön­mu­kai­set tietolähteet

Tie­to­läh­tei­nä ovat asiak­kai­den itse ilmoit­ta­mat las­ku­tus- tai yhteys­tie­dot. Tie­dot perus­tu­vat asiak­kaan säh­kö­pos­til­la ilmoit­ta­miin tie­toi­hin. Asiak­kai­den tie­dot saa­daan suos­tu­muk­sel­la hänel­tä itsel­tään hen­ki­lö­koh­tai­sen tai digi­taa­li­sen vuo­ro­vai­ku­tuk­sen yhteydessä.

WP-pajan asiak­kail­ta saa­mia tie­to­ja täy­den­ne­tään tar­vit­taes­sa ylei­ses­ti saa­ta­vil­la ole­vien jul­kis­ten yri­tys­tie­to­läh­tei­den (kuten YTJ:n ja TIEKE:n) kaut­ta tai näi­den puut­tues­sa asiak­kaan verk­ko­si­vuil­la jul­ki­ses­ti esil­lä ole­vil­la tiedoilla.

7. Tie­to­jen sään­nön­mu­kai­set luovutukset

Asia­kas­yri­tys­ten tai yhteys­hen­ki­löi­den yhteys­tie­to­ja ei luo­vu­te­ta ulko­puo­li­sil­le tahoil­le mark­ki­noin­ti- tai mui­hin tar­koi­tuk­siin. Viran­omai­sil­le tie­to­ja luo­vu­te­taan lain edel­lyt­tä­mis­sä tapauk­sis­sa, kuten esim. vää­rin­käy­tös­ten sel­vit­tä­mi­ses­sä ja ehkäisyssä.

Asia­kas­tie­to­ja voi­daan siir­tää tai luo­vut­taa asiak­kaan teke­män toi­mek­sian­non toteut­ta­mi­sek­si tai asiak­kaan suos­tu­muk­sel­la myös väliai­kai­siin rekis­te­rei­hin, kuten tapah­tu­ma- ja kon­tak­toin­ti­re­kis­te­rei­hin. Näi­den em. väliai­kais­ten rekis­te­rei­den tie­to­ja käsi­tel­lään ainoas­taan kun­kin rekis­te­rin käyt­tö­tar­koi­tuk­sia var­ten, erik­seen infor­moi­dul­la tavalla.

Las­ku­tus­tie­to­ja säi­ly­te­tään WP-pajan las­ku­tus­jär­jes­tel­mäs­sä ja nii­tä käsit­te­lee las­ku­tuk­ses­ta vas­taa­va hen­ki­lö. Las­ku­tus- ja kir­jan­pi­to-ohjel­ma­na käy­te­tään OP-kevy­ty­rit­tä­jä ‑pal­ve­lua. WP-paja lähet­tää las­kut pää­sään­töi­ses­ti verk­ko­las­ku­na tai säh­kö­pos­ti­las­ku­na. Vii­väs­ty­nei­den mak­su­jen perin­näs­sä voi­daan käyt­tää teh­tä­vään valit­tua perintätoimistoa.

Rekis­te­röi­ty­jen hen­ki­lö­tie­to­ja WP-pajan lukuun käsittelee:

  • Mul­tim Oy (WP-pajan webhotelli)
  • Drop­box, Inc. (WP-pajan pai­kal­li­sen pal­ve­li­men varmistus)
  • Ado­be Sys­tems Incorporated
  • Google LLC. (Asia­kas­si­vus­to­jen var­muus­ko­pioin­ti ennen päivityksiä)

8. Tie­to­jen siir­to EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

WP-paja ei siir­rä tai luo­vu­ta asiak­kaan hen­ki­lö­tie­to­ja Euroo­pan unio­nin tai Euroo­pan talous­a­lu­een ulko­puo­lel­le. Tie­to­ja voi­daan kui­ten­kin tar­vit­taes­sa siir­tää tai luo­vut­taa Euroo­pan unio­nin tai Euroo­pan talous­a­lu­een ulko­puo­lel­le hen­ki­lö­tie­to­lain sal­li­mil­la tavoil­la mikäli:

  • tie­dot siir­re­tään maa­han tai ko. maas­sa sijait­se­vaan orga­ni­saa­tioon, jos­sa Euroo­pan komis­sio on toden­nut tie­to­suo­jan tason ole­van riit­tä­vä, tai
  • sopi­mus­jär­jes­te­lyin voi­daan taa­ta tie­to­suo­jan riit­tä­vä taso, tai
  • mikä­li rekis­te­röi­tä­vä on anta­nut sii­hen suostumuksensa.

Mil­loin mah­dol­lis­ta, WP-paja on valin­nut hen­ki­lö­tie­to­jen säi­ly­tys­pai­kak­si tie­to­tur­val­li­set, Euroo­pas­sa sijait­se­vat pal­ve­lin­kes­kuk­set. Jot­kin edel­lä mai­ni­tuis­ta pal­ve­lun­tar­joa­jis­ta ja/tai rekis­te­rin­kä­sit­te­li­jöis­tä saat­ta­vat var­muus­ko­pioi­da tie­to­ja EU/E­TA-alu­een ulko­puo­lel­le Yhdys­val­toi­hin. Tie­dot var­muus­ko­pioi­daan, jot­ta tie­dot oli­si­vat tur­vas­sa myös tilan­teis­sa, jois­sa pää­asial­li­set pal­ve­li­met mene­vät epä­kun­toon. WP-paja on var­mis­ta­nut, että pal­ve­lun­tar­joa­jat ja/tai rekis­te­rin­kä­sit­te­li­jät ovat liit­ty­neet EU:n ja Yhdys­val­tain väli­seen ns. Pri­vacy Shield ‑ohjel­maan, jon­ka tar­koi­tuk­se­na on var­mis­taa euroop­pa­lais­ten tie­to­jen tie­to­tur­val­li­nen käsit­te­ly Yhdysvalloissa.

9. Rekis­te­rin suo­jauk­sen periaatteet

WP-paja ei säi­ly­tä tie­to­ja manu­aa­li­ses­sa muodossa.

Tie­to­jär­jes­tel­mil­lä tal­len­net­ta­vat ja käsi­tel­tä­vät tie­dot ovat rajat­tu­jen ja teh­tä­vään nimet­ty­jen hen­ki­löi­den käy­tet­tä­vis­sä. Nii­den käyt­tö edel­lyt­tää kir­jau­tu­mis­ta tie­to­jär­jes­tel­mään. Tie­to­verk­ko ja lait­teis­to, joil­la rekis­te­rit sijait­se­vat, on suo­jat­tu palo­muu­ril­la ja muil­la tar­vit­ta­vil­la tek­ni­sil­lä toi­men­pi­teil­lä (kova­le­vy­jen salauk­set, virus­tur­va) ja kysei­siä konei­ta käy­te­tään VPN-yhtey­den kaut­ta. Tie­to­jär­jes­tel­mään kir­jau­tu­mi­seen tar­vi­taan tun­nuk­set, jot­ka on ainoas­taan yri­tyk­sen toi­min­nas­ta vas­taa­val­la hen­ki­löl­lä, joka vas­taa myös las­ku­tus- ja kir­jan­pi­to­so­vel­luk­sen käy­tös­tä. Rekis­te­rin tie­to­ja ei luo­vu­te­ta ulko­puo­li­sil­le tahoil­le, pois­lu­kien tilan­teet, jois­sa viran­omai­set pyy­tä­vät tie­to­ja rikol­li­sen toi­min­nan sel­vit­tä­mi­sek­si. Kaik­kia rekis­te­rin tie­to­ja käyt­tä­viä sitoo vaitiolovelvollisuus.

10. Tar­kas­tusoi­keus ja oikeus vaa­tia tie­don korjaamista

Jokai­sel­la asia­kas­re­kis­te­riin rekis­te­röi­dyl­lä on tasa­ver­tai­nen oikeus tar­kas­taa, käsi­tel­lä, pois­taa, kor­ja­ta ja muo­ka­ta hen­ki­lö­re­kis­te­riin tal­le­te­tut tie­ton­sa. Pyyn­tö tie­to­jen edel­lä lue­tel­tui­hin toi­men­pi­tei­siin voi­daan rekis­te­röi­dyn toi­mes­ta osoit­taa, toi­mek­sian­taa ja pyy­tää käyt­täen kaik­kia ylei­sem­piä kir­jal­li­sia yhtey­den­ot­to­muo­to­ja. Tar­kas­tus- ja kor­jaus­työ­pyyn­nön käsit­te­ly on rekis­te­röi­dyl­le mak­su­ton­ta. Tie­to­jen tar­kas­tus- ja kor­jaus­työ­pyyn­nös­sä on yksi­löi­tä­vä kor­jat­ta­va vir­he ja ilmoi­tet­ta­va kor­ja­tut tie­dot. Tie­to­ja voi rekis­te­röi­dyn puo­les­ta ja eril­li­ses­tä pyyn­nös­tä käsi­tel­lä vain WP-pajan asia­kas­re­kis­te­ris­tä vas­taa­va henkilö.

11. Muut hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyyn liit­ty­vät oikeudet

Vas­tus­ta­mi­soi­keus:

Asia­kas­re­kis­te­riin rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus kos­ka tahan­sa vas­tus­taa hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyä, mikä­li rekis­te­röi­ty kokee, että WP-paja on käsi­tel­lyt hen­ki­lö­tie­to­ja lain­vas­tai­ses­ti tai, että yri­tyk­sel­lä ei ole oikeut­ta käsi­tel­lä joi­tain henkilötietoja.

Suo­ra­mark­ki­noin­ti­kiel­to:

WP-paja hank­kii verk­ko­mai­non­taa mm. Face­boo­kil­ta ja Googlel­ta. Nämä yhtiöt eivät kui­ten­kaan kos­kaan saa rekis­te­röi­dyn hen­ki­lö­tie­to­ja yri­tyk­sen välit­tä­mä­nä, eikä täl­lai­ses­sa mai­non­nas­sa ole kyse suo­ra­mark­ki­noin­nis­ta, vaan se perus­tuu evästeisiin.

WP-paja ei kos­kaan myy tai muu­toin luo­vu­ta hen­ki­lö­tie­to­ja muil­le tahoil­le markkinointitarkoituksiin.

Pois­to-oikeus:

Mikä­li rekis­te­röi­ty kokee, että joi­den­kin ko. rekis­te­röi­tyä kos­ke­vien tie­to­jen käsit­te­ly ei ole tar­peen yri­tyk­sen teh­tä­vien kan­nal­ta, on rekis­te­röi­dyl­lä oikeus pyy­tää WP-pajaa pois­ta­maan kysei­set tie­dot. WP-paja käsit­te­lee pyyn­nön, jon­ka jäl­keen tie­dot joko pois­te­taan tai rekis­te­röi­dyl­le ilmoi­te­taan perus­tel­tu syy, mik­si tie­to­ja ei voi­da pois­taa. Mikä­li rekis­te­röi­ty on eri miel­tä rat­kai­sus­ta, on rekis­te­röi­dyl­lä oikeus teh­dä vali­tus tie­to­suo­ja­val­tuu­te­tul­le. Rekis­te­röi­dyl­lä on myös oikeus vaa­tia, että WP-paja rajoit­taa kiis­ta­na­lais­ten tie­to­jen käsit­te­lyä sik­si aikaa, kun­nes asia saa­daan ratkaistua.

Vali­tusoi­keus:

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus teh­dä vali­tus tie­to­suo­ja­val­tuu­te­tul­le, jos rekis­te­röi­ty kokee, että hänen hen­ki­lö­tie­to­ja käsi­tel­les­sä WP-paja rik­koo voi­mas­sa ole­vaa tie­to­suo­ja­lain­sää­dän­töä.